Banda Aceh - Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Aceh menggelar Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis, diklat kearsipan ini dibuka secara resmi oleh Plh. Kepala BPSDM Aceh Dra. Henny Sri Wahyuningsih, M.Si pada hari Senin, 29 Juli 2024, di Aula BPSDM Aceh dan akan berlangsung hingga 2 Agustus 2024.
Kegiatan diikuti oleh 30 orang peserta yang merupakan pejabat fungsional arsiparis atau pengelola arsip di masing-masing SKPA. Teuku Meurah Mirza, Analis kebijakan Ahli Muda selaku Ketua Penyelenggara menyampaikan bahwa kegiatan diklat ini bertujuan untuk meningkatkan awareness para pengelola arsip untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah, disamping itu juga meningkatkan tata pengelolaan arsip dinamis.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Arsip dinamis sendiri terbagi menjadi dua jenis, yaitu arsip aktif dan arsip pasif. Arsip aktif meliputi dokumen yang frekuensi penggunaannya tinggi. Sedangkan arsip pasif adalah arsip yang sebaliknya, jarang digunakan namun masih diperlukan.
Untuk itu, mengingat pentingya arsip dinamis bagi organisasi maka pengelolaannya memerlukan perhatian yang serius agar terhindar dari kerusakan. Oleh sebab itu, pengelolaan yang tepat dan tertib berguna untuk menyimpan sekaligus mempreservasi arsip jenis ini.
Dalam sambutan Kepala BPSDM Aceh yang dibacakan oleh Plh.Kepala BPSDM Aceh Dra. Henny Sri Wahyuningsih, M.Si menyampaikan tentang pentingnya pengembangan kompetensi bagi setiap aparatur termasuk Arsiparis untuk mewujudkan Smart ASN.
“ Pengembangan kompetensi merupakan keharusan bagi setiap aparatur untuk membangun profil SMART ASN yang berintegritas, nasionalisme, profesionlalisme, berwawasan globa, menguasai IT dan Bahasa Asing, berjiwa hospitality dan entrepeneur ” tutur Henny.
Dalam pelaksanaan Manajemen pada lembaga pemerintah, peran arsip sangat penting sebagai sumber informasi, ketersediaan arsip yang efektif, efisien, lengkap dan berkualitas merupakan tuntutan yang tidak dapat diabaikan, lanjut Henny.
Menurut beliau, untuk menjalankan fungsi arsip yang sangat strategis sebagai memori kolektif bangsa, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan pengelolaan arsip harus terus ditingkatkan dimana transformasi informasi melalui sistem digitalisasi merupakan hal yang mutlak untuk dilakukan termasuk sistem informasi kearsipan dinamis.
“ terlepas dari segala kelebihan dan kelemahannya pengelolaan arsip digital ini sangat membantu dalam mencegah kerusakan sehingga bisa terus digunakan atau dibaca, kemanan lebih baik ramah lingkungan, peningkatan efiesiensi dan jauh lebih mudah diakses serta dibagikan “ terang Hennny.
Mengakhiri sambutannya, Henny mengajak kepada seluruh peserta untuk bersungguh-sungguh mengikuti seluruh materi yang disampaikan sehingga nantinya dapat memberikan pelayanan prima bagi masyarakat, seraya memberikan semangat kepada peserta dengan pesan mengajak peserta untuk mencintai dan bersungguh-sungguh dalam pekerjaan.
“Melakukan pekerjaan dengan baik membutuhkan banyak energi, energi itu berasal dari kecintaan dan semangat, karenanya kerjakan yang kita cintai dan cintai yang kita kerjakan..” tutup Henny.
Diklat yang berlangsung selama 5 hari ini menghadirkan pemateri dari Balai Arsip Statis dan Tsunami Arsip Nasional Republik Indonesia, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, Inspektorat Aceh, Biro Organisasi Setda,Aceh serta BPSDM Aceh.[]
.jpg)
