Banda Aceh - Dinas Perhubungan Aceh terus memaksimalkan pengelolaan data kearsipan. Salah satunya dengan cara melakukan pemusnahan arsip inaktif yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna, di Aula Multimoda, Dishub Aceh, Kamis (18/7/2024).
Arsip yang akan dimusnahkan adalah arsip inaktif Dinas Perhubungan Aceh periode 1978 sampai dengan 2015, yang telah dilakukan penilaian oleh Tim Penilai dan telah mendapat persetujuan pemusnahan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
“Untuk Dinas perhubungan sendiri, arsip yang dimusnahkan sebanyak 1.021 berkas dan arsip statis yang diterima sebanyak 220 box yang terdiri dari 2.227 berkas," ujar Sekretaris Dinas Perhubungan Aceh, T. Rizki Fadhil dalam keterangannya.
Pemusnahan arsip merupakan salah satu cara penyusutan arsip sehingga penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih efektif dan efisien. Pemusnahan arsip ini juga bertujuan untuk mengamankan informasi arsip dari penyalahgunanaan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
“Untuk mewujudkan akuntabilitas kinerja lembaga yang baik diperlukan pengelolaan arsip dan data yang baik pula," ucap Rizki.
Dalam rangka pengarsipan dan pemutakhiran data, Dinas Perhubungan Aceh sendiri sudah memiliki sebuah inovasi yaitu Sistem Informasi Kepegawaian Elektronik atau yang disingkat SIPEGEL yang memberikan kemudahan dalam pengelolaan data dan pengarsipan data. Inovasi ini memudahkan akses dan penyimpanan informasi secara lebih cepat dan mudah.
Sementara itu, Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, Zulkifli, menambahkan bahwa hal ini (pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis) harus sering dilakukan melalui kegiatan pengelolaan arsip yang terencana dan terprogram.
“Pengelolaan arsip ini memang harus ada di setiap instansi, dalam rangka untuk tertib administrasi," ujar Zulkifli.
Kegiatan dilanjutkan dengan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip dan berita acara penyerahan arsip statis, pelaksanaan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis secara simbolis dari DPKA kepada Dishub Aceh. [InfoPublik]
