BANDA ACEH – Pengelolaan kearsipan yang tertangani dengan baik akan menjamin akuntabilitas pemerintahan. Karena itu, pengelolaan arsip harus dilakukan secara maksimal.
Hal tersebut disampaikan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh Edi Yandra, dalam sambutannya pada acara Pemindahan Arsip Inaktif Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Aceh, di Aula DLHK, Selasa (14/1/2025).
“Pada kesempatan ini, saya selaku pimpinan lembaga kearsipan Aceh, mengimbau kepada Bapak dan Ibu untuk memaksimalkan pengelolaan arsip di unit kerja masing-masing instansi, karena dengan adanya perhatian dari para pengambil kebijakan, kegiatan pengelolaan kearsipan dapat tertangani secara maksimal, sehingga kita dapat menjamin akuntalibilitas pemerintahan berjalan dengan baik dan terarah,” ujar Edi.
Berdasarkan Naskah Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Aceh, Arsip yang akan dipindahkan hari ini adalah arsip dari kurun waktu 2008 – 2012, yang terdiri dari 336 berkas dan 48 box.
Untuk diketahui bersama, Berdasarkan Perka ANRI nomor 37 tahun 2016, pemindahan arsip merupakan proses pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan. Dalam penyimpanannya, arsip inaktif harus dipisahkan dari arsip aktif.
“Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan dalam aktivitas organisasi, dan digunakan secara terus menerus. Sebaliknya, arsip inaktif merupakan arsip yang telah menurun frekuensi penggunaannya. Pemisahan tempat penyimpanan kedua jenis arsip tersebut bertujuan agar arsip aktif yang masih diperlukan dalam aktivitas pekerjaan mudah ditemukan jika dibutuhkan,” ungkap Edi.
Untuk arsip yang sudah jarang dipakai, dapat diselamatkan ke unit kearsipan dan dapat dimanfaatkan sebagai bahan referensi. Proses pemindahan arsip inaktif ini dimulai dari penyeleksian, penataan, penyusunan daftar arsip yang akan dipindahkan, dan pembuatan Berita Acara Pemindahan.
“Proses penyeleksian arsip inaktif ini dilakukan dengan memperhatikan masa retensi aktif. Jika masa retensinya sudah terlewati, maka arsip tersebut dikategorikan sebagai arsip inaktif, yang ditandai dengan menurunnya penggunaan arsip tersebut,” ucap Edi.
Sementara itu, untuk proses penataan arsip inaktif yang dilakukan dengan memperhatikan prinsip asal usul (provenance) dan aturan asli (original order). Prinsip asal usul menyatakan bahwa arsip harus dikelola dalam kesatuan pencipta arsip, agar tidak bercampur antar pencipta arsip, sehingga arsip tetap melekat pada konteks penciptanya.
Sedangkan prinsip aturan asli bertujuan untuk menjaga arsip tetap dalam pengaturan, sebagaimana ketika arsip masih dipakai dalam pelaksanaan kegiatan pencipta arsip, agar keutuhan dan realibilitas arsip tetap terjaga.
Langkah selanjutnya, sambung Edi, adalah menyusun Daftar Arsip Inaktif yang akan Dipindahkan. Hal ini untuk mengetahui mana arsip yang masih dipakai (aktif) dan mana arsip yang sudah jarang dipakai (inaktif). Pada tahap inilah ditentukan mana arsip yang masih dapat disimpan, dimusnahkan, atau diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai arsip statis.
Tentang Daftar Arsip Inaktif
Untuk diketahui bersama, Daftar Arsip Inaktif adalah daftar yang berisi informasi arsip yang frekuensi penggunannya sudah menurun, daftar ini digunakan sebagai acuan pemindahan arsip.
Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan.
“Dengan terpenuhinya/tersedianya sumber daya kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan dan standar tersebut, maka tertib Arsip Pemerintah Aceh bisa segera terwujud,” pungkas Edi Yandra. []
